Assistant(e) administratif(ve) H/F

Description du poste

L’Assistant.e administratif.ve accueille, renseigne et oriente les usagers vers le bon service et/ou la bonne personne. Il/Elle effectue diverses tâches administratives complémentaires en lien avec le poste, notamment :

Accueil physique et téléphonique

• Accueil téléphonique
• Accueil physique des intervenants extérieurs

Gestion des services généraux

• Collecte des besoins auprès des collaborateurs du site
• Gestion des devis et des commandes
• Gestion de tous les contrats de maintenance, entretien, surveillance des locaux, équipements, ou de tout autre contrat conclu avec un prestataire extérieur
• Gestion et suivi du matériel remis au salarié (téléphone, ordinateur, badge, véhicule…)

Gestion administrative

• Saisie des courriers
• Préparation des dossiers, plaquettes, supports de réunion et comptes-rendus
• Classement et archivage
• Gestion des tâches administratives (registre des visiteurs…)
• Rapprochement des factures fournisseurs aux réceptions de marchandises
• Support au service RH dans la planification des formations
• Affranchissement du courrier (prioritaire, RAR, colis…)

Organisation des plannings et déplacements

• Tenue, mise à jour et partage des agendas sur Outlook
• Organisation des rendez-vous et des déplacements (billets d’avion, réservation hôtel, taxi…)
• Organisation des réunions et conférences téléphoniques

Autres missions

• Participer à la rédaction des contrats cadres et aux rendez-vous de négociation
• Accompagner les filiales dans le déploiement de la stratégie en lien avec le service achats
• Rechercher, analyser et formaliser des données de veille de marché et concurrentielle (produits, fournisseurs, clients, prospects) et leurs évolutions
• Effectuer toute autre tâche relevant de son domaine d’activité, suivant les demandes de sa hiérarchie