Assistant.e Administratif.ve et Service Généraux-HEDIS

Description

L’Assistant.e Administratif.ive et Service Généraux doit veiller au bon fonctionnement des services internes de l’entreprise.

Poste multitâche et central dans l’entreprise, ses missions visent la bonne organisation de la structure et comprennent entre autres la gestion bureautique, la préparation, le tri et l’archivage de documents et la communication d’informations.

Missions et activités principales

Administratif

• Enregistrement, tri et répartition du courrier par service
• Affranchissement du courrier (prioritaire, RAR, colis…)
• Saisie de courriers
• Classement et archivage
• Préparation des dossiers, plaquettes, supports de réunion et compte-rendu
• Classement et archivage
• Gestion des tâches administratives
• Tenue, mise à jour et partage des agendas sur Outlook
• Organisation des rendez-vous et des déplacements (billets d’avion, réservation hôtel, taxi…)

Accueil téléphonique

• Accueil physique des intervenants extérieurs (fournisseurs, prestataires, livreurs, …)
• Organisation des déplacements
• Organisation des réunions et conférences téléphoniques
• Gestion du calendrier évènementiel (petit déjeuner entreprise, réunions, réception des commandes)

Service Généraux

• Gérer les contrats et les prestations liés au site (nettoyage, La Poste, café, photocopieurs, véhicule…)
• Gérer les accès (badges, clés) et les aménagements des bureaux
• Gérer l’approvisionnement en fournitures et consommables, et suivre les commandes pour l’ensemble des services
• Assurer le suivi du matériel (badges, clés, téléphones, EPI…) en collaboration avec les services concernés
• Mettre à jour les modes opératoires
• Collecte des besoins auprès des collaborateurs du site
• Gestion des devis et des commandes
• Gestion de tous les contrats de maintenance, entretien, surveillance des locaux, équipement

Comptabilité

• Comptabilisation des notes de frais
• Création des fournisseurs de frais généraux pour les entités du Groupe Hedis
• Traitement des encaissements clients des filiales du Groupe Hedis
• Emission et Suivi des factures de remises fournisseurs